Cat va costa sa gasiti un document pe calculatorul dumneavoastra?

– un articol de Victor Potra –

Un studiu recenta aratat ca, in medie, un angajat pierde cel putin 25 minute pe zi cautand documente in loc sa efectueze sarcina ce-i este destinata. La o companie de 100 de angajati, pierderile sunt de 300.000 USD pe an. Bani care s-ar putea regasi in profit sau in investitii.
Daca nu aveti un sistem de management al documentelor (DMS), este foarte probabil ca in acest moment marea majoritate a documentelor companiei dumneavoastra sa fie stocate neunitar, daca nu chiar haotic.
Foarte multe documente electronice sunt fie acte stocate pe PC-uri, organizate in directoare nestandardizate, conform preferintelor utilizatorilor, fie emailuri care se afla doar in Inboxul angajatilor, fie fisiere stocate in cloud, online, dar fara etichetele (metadatele) care sa va permita sa le gasiti usor. Ca sa nu mai vorbim de documentele pe hartie, pastrate in cine stie ce sertar al unui dulap din arhiva fizica.
Cu un sistem de management electronic al documentelor, nu numai ca timpul de cautare este redus semnificativ (de 5 ori), dar si rapiditatea cu care se aproba documentele creste spectaculos. Aprobarea platii unei facturi catre un furnizor sau a unui document intern poate dura zile in sistemul de gestiune al actelor pe hartie, datorita circuitului pe care trebuie sa-l parcurga fizic documentul si datorita verificarilor necesare. In schimb, o solutie DMS poate asigura parcurgerea intregului flux de verificare si aprobare in doar cateva ore.
Luand in calcul acelasi exemplu, o organizatie cu 100 de angajati poate pierde pana la 150.000 USD anual din cauza gestionarii prea lente a documentelor si a supraincarcarcarii administrative a managerilor.
Nu in ultimul rand, pierderea documentelor poate produce costuri nedorite, constand in penalitati sau litigii cu partenerii si clientii dumneavoastra. Mai mult, renumele si brandul in care ati investit ar putea fi afectate grav.
Pur si simplu, nu va puteti permite sa nu aveti o solutie de management electronic al documentelor. Pe termen mediu aveti pierderi financiare majore, iar pe termen lung riscati sa iesiti din afaceri.
Puteti incerca chiar acum o solutie DMS, total gratuit, prin „Programul national DMS” desfasurat de Infrasoft Romania. In plus, aveti asigurata instruirea gratuita prin participarea la workshop-urile programului.
Pentru mai multe detalii vizitati
http://www.managementul-documentelor-romania.ro/programul_national_dms.php