Cursuri contabilitate: Clasificarea documentelor justificative:

1. După rolul lor:

–          documente de comandă (dispoziţie de livrare, dispoziţie de încasare)

–          documente de execuţie (comanda, chitanţa)

–          documente mixte care îndeplinesc atât rol de comandă cît şi rol de  execuţie (factură, extrasul de cont, etc.)

1. După momentul întocmirii:

–          documente primare – sunt primele acte scrise întocmite în momentul

efectuării operaţiunii (factura, avizul de însoţire

a mărfii, chitanţa, dispoziţie de încasare, bonul

de consum, procesul verbal de recepţie şi punere

în funcţiune, etc.)

–          documentele centralizatoare – pot fi: diferite situaţii centralizatoare

(situaţia numeralului existent în bancă,

situaţia facturilor emise în ziua cutare)

1. După modul de tipizare:

–          documente tipizate (factura, chitanţa, extrasul de cont, etc.)

–          documente netipizate (procesele verbale, diferite situaţii…)

1. După circulaţia documentelor:

–          documente cu circulaţie internă – circulă numai în interiorul societăţii

comerciale (bonul de consum, dispo-

ziţie de livrare)

–          documente cu circulaţie externă (cecul)

–          documente cu circulaţie atât interne cât şi externe

1. După natura operaţiunii înregistrarte:

–          documente specifice aprovizionării

–          documente specifice operaţiunilor de casă

–          documente specifice operaţiunilor de bancă

–          documente specifice operaţiunilor de livrare

–          documente specifice transportului (foaia de parcurs, scrisoare de trăsu-

ră, conosamentul, etc.)

–          documente specifice procesului de producţie

Particularităţi:

Documentele justificative se completează doar cu cerneală albastră (în situaţia întocmirii cu ajutorul calculatorului sau maşinii de scris cu tuş negru) sau mai este admis şi cu creion chimic.

Documentele cu regim special în situaţia unor greşeli se vor anula şi se păstrează la cotor.

Documentele fără regim special în care sunt realizate greşeli pot fi corectate prin bararea cu o linie orizontală, fiind semnată de persoana care a greşit precum şi înregistrat data corecturii.

Orice document justificativ trebuie să conţină următoarele elemente principale:

1. Denumirea documentului;
2. Numărul şi data documentului;
3. Denumirea şi sediul unităţii patrimoniale (antetul firmei furnizoare şi antetul firmei cumpărătoare, în antet fiind cuprins codul fiscal şi

numărul de înregistrare);

1. Conţinutul operaţiunii economico-financiare pe care o reflectă;
2. Semnăturile persoanelor care răspund;
3. Data întocmirii documentelor;
4. Ştampila unităţilor participante la operaţiune.

Verificarea documentelor justificative se va efectua atât de persoana care completează

documentul cât si de contabilul care înregistrează în momentul înregistrării în contabilitate.

Orice document întocmit implică răspunderea persoanei care l-a întocmit.

Păstrarea şi arhivarea documentelor se realizează fie în funcţie de momentul întocmirii documentului, de tipul operaţiunii sau în funcţie de ordine alfabetică.

–          statul de plată – se păstrează în cadrul instituţiei timp de 50 ani;

–          bilanţul societăţii – se păstrează timp de 10 ani.

Registrul jurnal:

Registrul jurnal este un document obligatoriu la nivel de firmă. În el sunt consemnate în ordine cronologică toate operaţiunile efectuate. Registrul jurnal se ştampilează şi sigilează la direcţia financiară; la sfârşitul lunii se totalizează.

Registrul Cartea-mare:

Are rolul de înregistrare sistematică a operaţiunilor desfăşurate.

Registrul Cartea-mare se poate prezenta sub forma unor fişe:

–          fişe sintetice pentru operaţiuni diverse

–          fişe de cont analitic pentru valori materiale

–          fişe sintetice şah – se deschide atât pentru debitul contului pe care-l reflectă cât şi pentru creditul contului.

Registrul Cartea-mare se mai poate prezenta şi sub forma unui registru numit Cartea-mare centralizatoare.

Registrul inventar:

Se completează la sfârşitul anului pe baza listelor de inventariere; prin intermediul lui se realizează recapitulaţia inventarului.

În activitatea financiar-contabilă se mai utilizează şi registrele auxi- liare: registru jurnal pentru cumpărări, registru jurnal pentru vânzări, registru pentru operaţii diverse, registru de casă, etc.