Cand incerci sa gasesti anumite informatii pe care cineva ti le-a trimis intr-un e-mail acum cateva saptamani, cum faci sa le gasesti mai repede? Daca expeditorul a inclus informatiile intr-un mesaj lung ce acoperea o multime de puncte, iti va lua mult timp pana sa ajungi la ceea ce doreai sa afli de fapt.
1) Titlul
Titlul intr-un ziar face urmatoarele lucruri: iti atrage atentia si te informeaza despre ce este vorba in articol ca sa decizi daca vrei sa citesti mai departe sau nu.
Titlul subiectului unui e-mail trebuie sa faca acelasi lucru. Foloseste titlul subiectului pentru a informa expeditorul despre ce este vorba exact in e-mail prin cateva cuvinte alese foarte bine.
Pentru ca toata lumea primeste e-mail-uri pe care nu le doreste (spam etc.), subiectul ales cu grija mareste sansele ca e-mail-ul sa fie citit si nu sters.
Bineinteles, cum ar fi aiurea un ziar fara titluri, nu lasa niciodata titlul subiectului unui e-mail sa nu contina nici un cuvant.
Alte postari citite chiar acum:
2) Atinge cate un punct pe e-mail
Frumusetea unui e-mail, in comparatie cu o scrisoare, este ca poti trimite cate mail-uri vrei fara sa te coste extra. Astfel incat, daca vrei sa comunici cuiva cateva probleme, scrie cate un e-mail pentru fiecare dintre ele. Astfel, recipientul iti poate raspunde in functie de fiecare problema.
Un subiect poate necesita un raspuns simplu si astfel raspunsul vine mai repede. Prin scrierea de e-mail-uri pentru fiecare problema, vei primi raspunsuri mai clare.
E-mail-ul trebuie sa fie clar si concis, cu ideea principala detaliata in primul paragraf. Propozitiile trebuie sa fie scurte si la obiect.
3) Specifica raspunsul dorit
Ai grija ca e-mail-ul sa contina datele tale de contact. Nume, functie si numere de telefon. Fa in asa fel chiar si cu e-mail-urile interne.
4) Fii un bun corespondent
In cazul in care corespondezi in mod regulat prin e-mail, ai grija sa-ti cureti inbox-ul cel putin o data pe zi. Daca este necesar un raspuns mai lung si nu ai timp pentru a face asta, trimite un raspuns in care spui ca ai primit e-mail-ul si cand vei trimite intreg raspunsul.
Intotdeauna foloseste optiunea “out of office” atunci cand nu ai acces la e-mail pentru o zi sau mai mult.
5) E-mail-urile interne
Mail-urile interne trebuie verificate regulat in cursul unei zile de lucru. Raspunsul trebuie sa vina rapid pentru ca de obicei implica proiecte, update-uri, sedinte etc.
E-mail-urile nu trebuie sa aiba un caracter familiar. Acestea sunt forme de comunicare care pot fi tiparite si citite de altii, nu numai cei carora tu le-ai trimis e-mail-ul. Ai grija la gramatica si nu folosi cuvinte din argou.
Tags: email internet IT pe net web
